Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.

Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.

Rejestry
Nazwa	Skarg i wniosków
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Dowodów osobistych
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Upoważnień i pełnomocnictw
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Uchwał Rady Gminy
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Interpelacji radnych
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Mienia komunalnego
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Zarządzeń Wójta
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Przedpoborowych
Sposób udostępnienia	w drodze decyzji na pisemny wniosek
Nazwa	Instytucji kultury
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Psów uznanych za agresywne
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Obiektów zabytkowych, parków, zieleńców, cmentarzy
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Obiektów świadczących usługi turystyczne
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Udzielonej informacji o środowisku
Sposób udostępnienia	ogólnodostępny
Nazwa	Zezwoleń na sprzedaż/sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Urodzeń
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Małżeństw
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Zgonów
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Zawartych małżeństw przez cudzoziemców
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Akt nietypowych
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Przesłanych wzmianek do akt stanu cywilnego
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Wydanych zaświadczeń do zawarcia małżeństwa wyznaniowego
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek
Nazwa	Wydanych decyzji w sprawie ustalenia warunków zabudowy i zagospodarowania terenu
Sposób udostępnienia	pisemny wniosek

Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadza jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.

Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich d