Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.

Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.

Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadza jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.

Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich d